Al sinds 1991 houdt VKO Software & Support Utrecht BV zich bezig met de ontwikkeling van innovatieve software voor met name het automatiseren van glas (verwerkende) bedrijven. Met Glasportaal zet de IT-specialist de volgende stap en automatiseert de volledige orderadministratie van A tot Z en weer terug voor de gehele glasketen. Jur van der Kooij van VKO Software & Support Utrecht BV deelt alle ins en outs van dit unieke portaal.
VKO begeeft zich al een hele tijd in de IT-wereld. “We zijn nog begonnen in het DOS-tijdperk, een tijdperk dat velen zich misschien niet eens meer herinneren”, zegt Van der Kooij. “Daarna hebben we de overstap gemaakt naar Windows en sinds twee jaar bieden we een volledige SaaS-oplossing in de cloud, heel eenvoudig te benaderen via een webbrowser. Ons doel is om het leven van glas (verwerkende) bedrijven makkelijker te maken door middel van digitalisering en automatisering.”
Klantportaal
Glasportaal automatiseert de administratieve processen voor de hele glasketen. “Met in het midden het glasbedrijf, aan de voorkant de klanten van het glasbedrijf, die via het klantportaal orders aanmaken als zijnde bestellingen, en aan de achterkant de glasleveranciers”, licht Van der Kooij toe. “Met één druk op de knop ‘transformeert’ een order in het klantportaal naar een order voor het glasbedrijf. Het glasbedrijf kan op zijn beurt met eventuele toevoegingen de order wederom met één druk op de knop doorzetten naar de glasproducent. Glasportaal beheerst ook het retourproces, waarbij bijvoorbeeld het aangemaakt ordernummer, de bevestigde leverdatum en prijs weer worden gecommuniceerd vanuit de producent, via het glasbedrijf naar de eindklant. En dat alles in één portaal en volledig geautomatiseerd.”
Omvangrijke artikeldatabase
De basis van Glasportaal wordt gevormd door een gestandaardiseerd artikelbestand met inmiddels ruim 340.000 glasartikelen! “In alle combinaties die je kan bedenken en die redelijkerwijs gebruikt worden, al dan niet met ventilatierooster, glaslatten, enz. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de hele keten over hetzelfde artikel praat”, verduidelijkt Van der Kooij. “Glasbedrijven kunnen uit dat bestand zelf een selectie maken van de artikelen die ze willen gaan voeren.” Als een order eenmaal is ingelegd en geaccordeerd, dan kan het glasbedrijf ook gaan plannen via Glasportaal. “Zo bestaat de mogelijkheid om de dagplanning inzichtelijk te maken voor monteurs. Zij zien welke orders ze die dag moeten verwerken, en kunnen via de app het hele montageproces digitaal vastleggen, van een foto van de bestaande situatie tot het eindresultaat. Ook kunnen ze eindklanten laten tekenen, eventueel extra verbruikt materiaal toevoegen, enz. Met het oog op de Wet kwaliteitsborging zit je met Glasportaal dus ook helemaal goed.”
Orders die gereed en afgetekend zijn in de app worden in het systeem direct gereed gemeld, waarna de factuur automatisch wordt gegenereerd, vervolgt Van der Kooij. “Via een koppeling met het financiële pakket worden de facturen ook daarin automatisch opgenomen. Met de krapte op de arbeidsmarkt is het belangrijk om zaken te standaardiseren en software aan elkaar te ‘knopen’. Daartoe zijn wij als geen ander in staat. Het helpt het bedrijf en de branche in zijn geheel verder te komen. Daarnaast biedt Glasportaal essentiële inzichten in bijvoorbeeld de marges, maar bijvoorbeeld ook bij welke klant of leverancier de meeste klachten vandaan komen.”
Benieuwd naar wat Glasportaal voor jou kan betekenen? Vraag een vrijblijvende testversie aan via info@glasportaal.nl.
Voor meer informatie verwijzen wij u door naar Glasportaal